Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich: Was das AZG von Ihrem Betrieb verlangt

Aufzeichnungspflicht nach §26 AZG — das Wichtigste im Überblick

Jeder Arbeitgeber in Österreich ist gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen. Diese Pflicht ergibt sich aus §26 des Arbeitszeitgesetzes (AZG) und gilt unabhängig von der Betriebsgröße — vom Ein-Personen-Unternehmen mit einem Angestellten bis zum Großbetrieb.

Die Aufzeichnungspflicht ist keine Empfehlung, sondern eine klare gesetzliche Vorgabe. Verstöße werden vom Arbeitsinspektorat kontrolliert und mit empfindlichen Geldstrafen geahndet.

Was genau muss aufgezeichnet werden?

Das AZG schreibt vor, dass folgende Daten für jeden einzelnen Mitarbeiter erfasst werden müssen:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit (exakte Uhrzeit)
• Ende der täglichen Arbeitszeit (exakte Uhrzeit)
• Ruhepausen mit Beginn und Ende (exakte Uhrzeiten)

Pauschale Angaben wie „8 Stunden gearbeitet" reichen nicht aus. Es müssen die tatsächlichen Zeiten erfasst werden — nicht die geplanten.

Dienstpläne sind keine Arbeitszeitaufzeichnungen

Ein häufiger Irrtum: Viele Betriebe glauben, ihr Dienstplan erfülle die Aufzeichnungspflicht. Das ist nicht der Fall. Der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) hat in mehreren Entscheidungen klargestellt, dass Dienstpläne lediglich die geplante Arbeitszeit abbilden — nicht die tatsächlich geleistete.

Für wen gilt die Aufzeichnungspflicht?

Die Aufzeichnungspflicht gilt für alle Beschäftigungsarten:

• Vollzeitkräfte — die klassische 40-Stunden-Woche
• Teilzeitkräfte — auch bei wenigen Wochenstunden
• Geringfügig Beschäftigte — unabhängig vom Verdienst
• All-in-Verträge — gerade hier ist die Aufzeichnung besonders wichtig, um Überstunden nachweisen zu können
• Homeoffice — die Aufzeichnungspflicht gilt auch bei Arbeit von zu Hause
• Praktikanten und Lehrlinge — sofern ein Arbeitsverhältnis vorliegt

Einzige Ausnahme: Leitende Angestellte

Die einzige Personengruppe, die von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen ist, sind leitende Angestellte gemäß §1 Abs. 2 Z 8 AZG. Damit sind Personen gemeint, denen maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen sind. In der Praxis betrifft das nur einen sehr kleinen Kreis — die bloße Bezeichnung als „leitender Angestellter" im Dienstvertrag reicht nicht aus.

Welche AZG-Grenzen müssen eingehalten werden?

Neben der reinen Aufzeichnung müssen Arbeitgeber auch sicherstellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen nicht überschritten werden:

| Regelung | Grenzwert | Rechtsgrundlage | |---|---|---| | Normalarbeitszeit | 8 Stunden pro Tag | §3 AZG | | Max. Tagesarbeitszeit | 12 Stunden (inkl. Überstunden) | §9 AZG | | Max. Wochenarbeitszeit | 60 Stunden (einzelne Wochen) | §9 AZG | | Durchschnitt über 17 Wochen | Max. 48 Stunden pro Woche | §9 AZG | | Ruhepause | Mind. 30 Min. nach 6 Stunden | §11 AZG | | Tägliche Ruhezeit | Mind. 11 Stunden zwischen Arbeitstagen | §12 AZG | | Wochenendruhe | Mind. 36 Stunden zusammenhängend | §3 ARG |

Diese Grenzen werden bei einer Kontrolle anhand Ihrer Aufzeichnungen überprüft. Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen machen es unmöglich, die Einhaltung nachzuweisen — und das allein ist bereits strafbar.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Die Strafbestimmungen sind in §28 AZG geregelt und können für Kleinstbetriebe existenzbedrohend sein, da die Strafen pro Mitarbeiter kumuliert werden:

| Verstoß | Strafe pro Mitarbeiter | |---|---| | Unvollständige Aufzeichnungen | €20 bis €436 | | Fehlende Aufzeichnungen (Erstverstoß) | €72 bis €1.815 | | Fehlende Aufzeichnungen (Wiederholung) | bis €3.600 |

Rechenbeispiel: Gastronomie mit 8 Mitarbeitern

Ein kleines Restaurant mit 8 Angestellten, das keine Arbeitszeitaufzeichnungen führt, riskiert beim Erstverstoß eine Strafe von bis zu €14.520 (8 × €1.815). Im Wiederholungsfall steigt das Maximum auf €28.800 (8 × €3.600).

Zum Vergleich: Eine digitale Zeiterfassungslösung kostet für 8 Mitarbeiter etwa €19 pro Monat — das sind €228 im Jahr. Eine einzige Strafe übersteigt die Jahreskosten um ein Vielfaches.

Wie kontrolliert das Arbeitsinspektorat?

Das Arbeitsinspektorat führt jährlich rund 60.000 Betriebskontrollen durch. Dabei werden regelmäßig auch Arbeitszeitaufzeichnungen überprüft. Die Statistik zeigt: Bei 47,5 % aller Kontrollen werden Verstöße festgestellt.

Kontrollen erfolgen in der Regel unangemeldet. Die Arbeitsinspektoren haben das Recht, die Betriebsstätte zu betreten, Aufzeichnungen einzusehen und Mitarbeiter zu befragen.

Was passiert bei einer Kontrolle?

1. Aufforderung zur Vorlage: Sie werden aufgefordert, die Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten Monate vorzulegen
2. Prüfung: Die Aufzeichnungen werden auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft
3. Befragung: Mitarbeiter können zu ihren tatsächlichen Arbeitszeiten befragt werden
4. Beanstandung oder Anzeige: Bei Verstößen erfolgt eine Beanstandung oder eine Anzeige bei der Bezirksverwaltungsbehörde

So erfüllen Sie die Aufzeichnungspflicht korrekt

Was ist erlaubt?

Das AZG schreibt keine bestimmte Form der Aufzeichnung vor. Erlaubt sind:

• Digitale Zeiterfassung (App, Terminal, Webportal)
• Excel-Tabellen (wenn korrekt und vollständig geführt)
• Papierformulare (Stundenzettel)

Entscheidend ist, dass die Aufzeichnungen vollständig, korrekt und zeitnah geführt werden.

Wer ist verantwortlich?

Die Verantwortung liegt immer beim Arbeitgeber — auch wenn die Mitarbeiter ihre Zeiten selbst erfassen. Sie müssen sicherstellen, dass die Aufzeichnungen tatsächlich geführt werden und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Tipps für die Praxis

• Tägliche Erfassung: Lassen Sie Zeiten am selben Tag erfassen, nicht rückwirkend am Monatsende
• Pausenzeiten nicht vergessen: Auch Pausen müssen mit Start- und Endzeit dokumentiert werden
• Automatische Prüfung: Nutzen Sie ein System, das automatisch auf AZG-Verstöße hinweist, bevor sie zum Problem werden
• Aufbewahrung sicherstellen: Bewahren Sie alle Aufzeichnungen mindestens 1 Jahr auf

Zusammenfassung

Die Aufzeichnungspflicht nach §26 AZG betrifft praktisch jeden Betrieb in Österreich. Die Anforderungen sind klar: Beginn, Ende und Pausen — mit exakten Uhrzeiten, für jeden Mitarbeiter, jeden Tag. Dienstpläne reichen nicht aus.

Angesichts der kumulierten Strafen pro Mitarbeiter und der hohen Kontrolldichte des Arbeitsinspektorats lohnt es sich, die Aufzeichnungspflicht ernst zu nehmen und ein verlässliches System zu etablieren.